Assim como acontece com os comerciantes, todo prestador de serviços precisa emitir um documento para formalizar o acordo de compra e venda. Seja você dono de uma pequena empresa ou profissional autônomo, é importante conhecer o jeito certo de fazer esse registro, que é por meio do recibo de prestação de serviços.

Deixar de emiti-lo é um erro estratégico que dificulta o acompanhamento de fluxo de caixa e prestação de contas, especialmente o controle dos lançamentos financeiros. Esses desafios podem ser resolvidos com o recibo, que ainda por cima é bem simples de preencher.

Que tal acabar com esses pequenos problemas que só dificultam a sua rotina administrativa? A partir de agora, te explicaremos como fazer o recibo de prestação de serviços e seus detalhes mais importantes, como:

• A diferença entre recibo e nota fiscal de serviços;

• Quando você deve emitir esse documento;

• Conheça os modelos de recibo de prestação de serviços;

• Todos os passos para emitir os recibos;

• Como simplificar sua rotina e a emissão de documentos.

Qual é a diferença entre nota e recibo de prestação de serviço?

Os prestadores de serviço têm à disposição dois documentos para formalizar suas vendas: a nota fiscal de serviços e o recibo de prestação. Os nomes confundem mesmo e fazem parecer que os dois são a mesma coisa, mas existem diferenças bem importantes entre eles.

Pense da seguinte maneira: o recibo foca no controle financeiro e confirma o pagamento do serviço, enquanto a nota fiscal serve para a prestação de contas e recolhimento de impostos. 

A confusão acontece em muitos casos, pois os prestadores de serviço só costumam emitir e entregar a nota fiscal depois do fim da demanda. Isso faz com que a NF também sirva de comprovante de pagamento. Mas nunca se esqueça que uma NF pode ser emitida e o pagamento não acontecer, por isso o recibo é utilizado para registrar a entrada. 

Outro detalhe importante é a regra de emissão. Somente os negócios que têm CNPJ registrado podem emitir nota, já o recibo de prestação de serviços não conta com essa regra. Se o seu negócio ainda não está 100% formalizado, então será por meio do recibo de pagamento que você será capaz de comprovar as vendas e controlar as finanças.

Para que não reste nenhuma dúvida por aí, fique atento à tabela com um resumo dos detalhes mais importantes:

	NOTA FISCAL DE SERVIÇOS	RECIBO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS
Quem pode emitir?	Somente empresas com CNPJ registrado	Pessoas físicas e jurídicas que prestam serviços
Serve como comprovante de pagamento?	Não	Sim
Serve como comprovante fiscal?	Sim	Não
Onde o documento impacta meu negócio?	Na gestão contábil e recolhimento de impostos	No controle financeiro e na gestão de caixa

 

 

Quando emitir recibo de prestação de serviço?

A emissão deve ser feita sempre que sua empresa receber pelo serviço prestado. Não importa a natureza do trabalho e nem sua complexidade. Seja você dono de uma pequena empresa de jardinagem ou de um grande escritório de arquitetura, se o serviço foi pago, é indispensável emitir o recibo.

Isso não é uma recomendação, é a regra. De acordo com a Lei 8.846/94, qualquer transação financeira feita em nosso país precisa ser acompanhada de um recibo, que deve ser encaminhado para o consumidor na hora que a venda é confirmada e paga. 

No documento precisam constar algumas informações bem importantes, especialmente o valor e a assinatura de quem prestou o serviço. Esses e outros detalhes você verá mais adiante. A seguir, vamos apresentar os principais modelos de recibo. 

Conheça os modelos de recibo e saiba qual é ideal para seu negócio

Se você quer saber direitinho como fazer um recibo de prestação de serviços, então o primeiro passo é escolher o modelo certo. Assim como acontece com os documentos fiscais, os recibos têm modelos certos para cada tipo de pagamento. Veja quais são eles. 

Recibo de prestação de serviço simples

Este é o mais comum de todos. Sempre que seu negócio prestar um serviço e receber por ele, é indispensável fazer a emissão do recibo e entregar ao contratante. Ele vai servir para o controle financeiro e como prova de que o pagamento foi feito. 

Detalhes importantes:

• Serve para pagamentos à vista ou parcelados;

• Deve apresentar o valor total do serviço e discriminar as parcelas que foram pagas (quando necessário). 

Recibo de quitação antecipada

É muito utilizado quando o cliente resolve antecipar o pagamento de parcelas que ainda estão abertas ou quando o consumidor está com pagamentos atrasados e resolve quitar essa dívida de uma só vez. 

Detalhes importantes:

• É preciso deixar bem claro quais são as parcelas que foram pagas;

• As datas de vencimento de cada uma delas devem constar no recibo;

• O texto do documento precisa informar que não restam mais parcelas em aberto.

Recibo de pagamento de parte da dívida

Seu negócio deve emitir este recibo quando um cliente inadimplente quitar parte da dívida que está em aberto. 

Detalhes importantes:

• É preciso registrar o valor total da dívida e a quantia que foi quitada;

• O recibo deve informar quais são as parcelas referentes e pode ou não deixar claro o valor que segue sem pagamento. 

• Se o valor foi corrigido, é preciso informar quando foi a última atualização. 

Recibo de pagamento de mão de obra

Este modelo de recibo de prestação de serviços foca no registro do pagamento da força de trabalho. Em muitos casos, os prestadores de serviço englobam no valor total a mão de obra e os materiais utilizados, porém, caso seja necessário separar essas contas, este modelo é o mais indicado. 

Detalhes importantes:

• A descrição do serviço prestado deve estar presente;

• O texto precisa deixar claro que o pagamento serve apenas para quitar a mão de obra, sem incluir outros produtos/materiais. 

Recibo de pagamento de locação

Aluguel não gera nota fiscal, mas gera comprovante de pagamento. O recibo de locação serve para registrar que o locatário pagou tudo de acordo com o que foi acordado no contrato de locação. O documento pode ser feito pelo dono do imóvel ou pela imobiliária responsável e é um direito do inquilino. 

Detalhes importantes:

• O recibo deve apresentar o mês e ano de referência do aluguel;

• O endereço completo do imóvel também precisa constar no documento

Recibo de pagamento de entrada

Utilizado para registrar o pagamento inicial de uma venda a prazo. O valor pode ser igual ou diferente das demais parcelas. 

Detalhes importantes:

• É preciso discriminar o valor da entrada;

• Não é obrigatório registrar a quantia total envolvida, mas é preciso informar qual o motivo do pagamento (qual foi o negócio feito entre as partes).

Recibo de pagamento complementar

Este recibo deve ser usado caso haja o acréscimo de algum valor sobre a quantia original que foi acordada. Esse pagamento a mais pode acontecer por vários motivos, como um acréscimo de mais serviços, por exemplo.

Detalhes importantes:

• É preciso que o recibo informe com clareza que o valor é adicional;

• Não é preciso resgatar e informar o valor original, mas é preciso fazer uma pequena explicação sobre a origem do novo valor (ex: inclusão de serviço, reformulação de preço etc).

Passo a passo para criar o seu recibo de prestação de serviço

A grande vantagem de um recibo de prestação de serviços é a sua facilidade de emissão e de produção. Não existe nenhum modelo complicado para seguir e cada prestador pode montar o seu. Importante mesmo é inserir as informações obrigatórias e, claro, montar um documento organizado. Veja os passos para criar o recibo ideal para seu negócio. 

#1 Crie um título

Faça tudo com organização, a começar pelo nome. Nada de deixar o modelo de recibo com nomes como “documento sem título” ou “recibo”. Insira um pouco mais de detalhes, de preferência, deixe claro no nome do arquivo qual a natureza do recibo (é para quitação de parcelas? Relativo à mão de obra? Comprova o pagamento da entrada?).

#2 Escreva o texto base

Todo recibo precisa de um pequeno texto informando detalhes da transação (a mesma coisa acontece com uma nota fiscal, que tem os campos certos para cada dado). 

Devem constar no recibo as seguintes informações: 

• Quem vai pagar;

• Quem recebeu;

• Quais são os valores (aqui devem entrar detalhes de acordo com o tipo de comprovante);

• Qual o tipo de serviço prestado;

• Local e data de emissão;

• Assinatura de quem recebeu.

#3 Deixe espaços para assinatura e preenchimento de datas ou valores

Você pode manter o texto base e deixar espaços no documento para preencher com as informações que vão variar de comprovante para comprovante. Não se esqueça também de reservar um local para a assinatura do recebedor. 

#4 Deixe o documento sempre ao seu alcance

 

Salve o documento na nuvem para fácil acesso e maior segurança dos seus dados. Dessa forma, se evita perda de tempo e dificuldades para encontrar o arquivo naquele momento em que você mais precisa.

Faça a emissão de seus documentos sem segredos nem dificuldades

Emitir as notas e os recibos de prestação de serviço são os primeiros passos para manter o controle financeiro e fiscal da sua empresa em dia. Mas tão importante quanto saber o modelo certo e como montá-lo é reduzir o tempo gasto no dia a dia com uma tarefa que, apesar de não ser tão estratégica para o crescimento dos resultados, é muito importante.

Seu negócio pode solucionar os desafios da emissão de notas fiscais e comprovantes de pagamento (como os erros de digitação, armazenamento e transmissão entre setores) com um único sistema. 

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Fonte: Conta Azul

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